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工程项目档案管理系统的应用要注意什么

2022-09-08
传统的纸质档案管理模式在当今社会发展的趋势之下已经成为过去,纸质档案与电子数据档案相结合的管理模式成为档案管理的必然趋势。如何利用现代电子信息技术,最大限度地发挥档案信息资源的社会效用价值,满足档案用户多层次的信息利用需求,是当代档案管理者需要思考的问题。工程档案管理系统因此产生,用于规范化管理档案。

一、档案管理的问题

(1)电子文件归档不规范。建设单位档案管理部门使用的计算机软硬件系统不同,使得提交的电子文档具有多种格式。由此产生的文档兼容性差、共享性能低等问题,不利于电子档案的开发利用。

(2)电子档案的开发利用仅处于档案信息的简单加工和存储阶段,编研成果仍为参考资料,无法形成专著。加强建设工程电子档案信息的再加工和再创造,形成参考资料或专著,既能满足企业内部利用需求,又能满足其他相关公司的利用需求,形成实效。

(3)在实际项目中,档案工作设计的技术水平往往较为落后,因此影响了管理水平。实际上,企业应积极运用以计算机技术和网络技术为代表的信息技术,提高档案信息化管理水平。

二、工程档案管理系统的应用要注意什么

1、注意建设项目电子档案收集是否完整,内容是否准确,直接影响到工程竣工后的维修、养护、改建和扩建。项目电子档案编制的主要单位应将所有情况整理形成文字、图纸、图表、声像成果等各种具有保存价值的文件材料,并以电子化的形式进行储存,在项目管理过程中实现集中统一管理,确保项目电子文件的完整性和安全性。

2、档案信息价值的最大化是所有档案管理的最终目标。所以要关注档案管理是否科学有序,能否及时、准确、系统地满足利用要求,是衡量档案工作成绩的主要标准。

3、按照档案的形成阶段和规律对这些电子档案进行分类编目,将会更加方便档案管理。施工公司档案室主要负责接收和编目施工图设计后的电子文件,并设置专人对电子文件进行归档和保管。

随着信息时代的到来,电子计算机和网络技术的广泛应用,迫使档案工作面临巨大变化,对档案从业人员的要求也从单一的专业人才转变为既懂档案专业知识,又懂计算机技术和网络技术的复合型人才,更快速高效地收集、整理和管理电子档案,更快速地提供借阅和利用档案。

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