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浙江绿艺建设:园林施工企业的精细化管理之路

2022-03-15
随着我国经济的发展、城市化进程的加快,园林建设工程在城市建设规划工作中的重要性日益突出;而与此同时,园林施工企业之间的竞争日益增大,成本管理在园林施工企业经营管理中的作用和重要性日益显著。如何合理的控制项目成本?如何对企业进行精细化管理?是所有想要长远发展的园林施工企业都应该去思考和解决的问题。

浙江绿艺建设有限公司作为以园林业务为主的施工企业,积极主动地寻求转变,其信息化推广落地给广大相同类型的施工企业提供了许多值得借鉴的经验。

一、企业简介

浙江绿艺建设有限公司系一家国家高新技术企业、浙江省农业骨干龙头企业、浙江AAA级守合同重信用企业、鹿城区建筑业龙头骨干企业、鹿城区百强企业。拥有原国家城市园林绿化壹级、市政公用工程贰级、装修装饰贰级、房屋建筑叁级、道路照明、环保工程及景观设计等资质的企业。

公司成立于2005年,注册资金5008万元,温州区域现有苗圃基地450亩,业务涉及园林绿化工程施工及养护、市政工程、房屋建筑、环保工程、照明设施工程、花卉苗木培植、园林景观及工程照明设计等相关领域为一体的企业。业务遍及全国各地,具有同时承建多个大型工程施工能力。企业通过了ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系。并在2020年荣获鹿城区政府质量奖,公司党支部被评为2020年度鹿城区两新组织“五星级”党组织。



二、信息化建设目标

希望借助众和,加强直营项目的成本管控,实现精细化管理,提高信息化水平,为企业各级决策系统提供准确高效的管理信息,使企业能够对市场做出迅速反应,增强企业的核心竞争力,最终帮助领导更加高效、便捷地实现对企业的全方位把控。

三、信息化建设历程

作为一家园林施工企业的一把手,绿艺董事长陈总一直致力于公司的信息化升级。在推进企业精细化管理的过程中,发现很多事情没有高效系统的流程和解决方案,自己亲力亲为的过程中精力耗费较大。经过多番对比和了解后,最终决定尝试通过众和软件帮助其实现目标。

2020年12月中旬——完成了系统部署与账号开通等准备,众和实施顾问赶赴温州,在绿艺建设现场开展项目启动会,进行了业务调研与标准业务培训。

2021年1月中旬——在行政主管与经营副总的关注与推进下,行政管理各个模块与投标管理模块均顺利运转。众和方再次现场回访沟通后,出具了初步应用解决方案,明确业务责任人与监督人,重点推进项目管理模块使用

2021年4月中旬——项目管理模块,合同收付审批顺利流转针对园林项目非标物资项问题,众和方再次安排现场沟通,双方深入探讨论证,结合实际情况确认了系统应用调整方案,并开展了全员培训会,系统全面上线。

2021年6月——在技术人员的协助下,绿艺对物资库进行了筛选与定制,最终得到了符合项目需求,更加简洁的物资库,业务流转走上正轨,系统稳定使用

四、绿意项目核心痛点

痛点1:材料多,数量大,预算管控无从下手

园林项目中涉及材料种类多、数量大,使用材料时比较容易选错;不同的项目还会存在很多非标类材料,会给后续成本管控落地带来较大困难;同时,对于项目部各类材料的出入库以及实时使用量无法精准定位数据,信息比较滞后,导致材料远远超于预算,成本管控成问题。

此前,绿艺建设一直有材料预算管控的理念,但苦于预算量做出来之后不知道如何去对比,如何获取数据来源,因此一直没有落地。

痛点2:投标信息不互通,缺乏便捷的工具,提高投标效率

由于园林绿化项目大多以招投标形式完成,竞争原本就非常激烈,加之政府降低准入门槛、采用摇球等多方面因素的影响,园林施工企业想要多揽项目多中标就必须提高投标参与度,提高投标效率。

绿艺在项目投标管理上缺少便捷的工具对历史投标记录、市场信息等进行收集整理;同时各部门之间信息沟通不及时、不准确;预算人员也很难对建筑市场、投标报价信息进行全面及时的跟踪,因此往往容易造成错过、延误投标良机,或者以超低价中标等情况。

痛点3:缺少可视化的数据报表,耗时耗力

绿艺各部门的审批流程比较随意,相关数据都是通过人工录入,不仅耗费人力,还会导致数据的不准确性;同时,材料审批不健全、不及时、审批记录不易留存,出现问题容易出现相互推诿的情况,领导经常为此耗费较大的精力;对于项目的支出合同比例和收付款情况,日常都是通过手动制作EXCEL表格来统计,不仅耗时耗力,领导也不能随时清晰的了解公司整体经营情况以及单项目收支情况,导致无法及时做出决策。

五、众和解决方案

项目实施团队依据众和软件成熟的信息化管理理念,从流程规范、成本管控、收支管控等模块,结合绿艺实际线上线下业务管理逻辑和需求,制定专属的项目管理解决方案,逐步实现“线下业务的线上审批”、“业务数据关联、汇总及报表展现”、“加强直营项目的成本管控”的最终目标

1、材料成本管控精细化

众和通过项目初确定清单量,依据清单量管控实际合同金额,依据无合同不支付的原则,实现有合同才允许付款的强关联,使得项目经理在过程中必须提前签订合同。同时确定“先结算后支付,支付金额不应超过结算金额”的原则,确保每一次付款都有依据,每一笔成本都可追溯;

同时,加强材料预算的精细化管理,将预算量导入后再将预算材料与实际所使用的材料之间匹配起来。一个包含数千种材料的园林项目,经过与绿艺成本采购部多次尝试、探讨和调整,最终决定统计筛选出的核心材料+部分辅材一百余种,确保物资库的顺利启用。



2、全面提升投标效率

通过众和的投标管理模块,使得项目地点、金额、招标要求、证书信息、投标责任人、保证金缴纳情况一目了然,同时还可以便捷的查阅和修改项目详细资料,实现了“项目详情备案“”保证金审批流转”“数据汇总展现”三位一体,解决了部门间信息互通不够及时和便捷的问题。

同时,系统中可根据历史项目中所涉及的相关信息,自动生成各地材料价格分析表和项目成本报表,帮助企业建立自己的定额库,成为辅助投标报价的重要依据

绿艺各部门的审批流程比较随意,相关数据都是通过人工录入,不仅耗费人力,还会导致数据的不准确性;同时,材料审批不健全、不及时、审批记录不易留存,出现问题容易出现相互推诿的情况,领导经常为此耗费较大的精力;对于项目的支出合同比例和收付款情况,日常都是通过手动制作EXCEL表格来统计,不仅耗时耗力,领导也不能随时清晰的了解公司整体经营情况以及单项目收支情况,导致无法及时做出决策。

3、建立可视化数据报表

众和系统中各业务模块通过生成可供查阅统计报表,汇总关键数据,实现业务成果的可量化,结合员工填写的工作汇报,方便领导便捷的了解公司整体运转情况;同时通过为其定制报表,将登记的档案详情进行信息筛选、重要数据汇总以及保证金缴纳信息的监控。

通过建立经营数据情况的各类可视化报表,可实时查看每个项目的经营情况,老板可随时掌握每一个项目、每一个时间点的收支、盈利状况,并进行对比分析,及时做出决策。



此外,绿艺通过系统协同办公中公司文化模块的运用,将日常公司的各类新闻通知和活动进行宣传发布,培育具有自身园林特点的企业文化,提升了全体员工的认同感,塑造了积极良好的企业形象,营造了丰富多彩的企业氛围。

六、经验分享

“施工企业搞信息化,“三把手”是必要条件。思路清晰,意志坚定的“一把手”,分管领导必须是“发烧友”二把手,信息中心主任“执行手”,缺一不可。”——毛晨阳

(1)在绿艺信息化的道路中,离不开其“一把手”——董事长陈总,陈总认为企业要想做大,必须得靠项目信息化管理工具来帮助其管理。兼任系统管理员的行政主管陈主任认真负责,对软件接受能力非常强而且充满热情,是一位不折不扣的信息化“发烧友”,为本次信息化的顺利推进做出了很多贡献。信息化是一场自上而下的革命,需要各级领导明确自身需求,以输出决策报表为导向去要求相关业务人员配合执行。分管的领导越关注,对应的信息化进展才会越顺利。

(2)对于园林型施工企业,在直营项目成本管控上,根据企业自身业务内容,积极地去梳理出一套符合自身企业情况和需求的物资库是非常有必要且重要的。绿艺清楚的认识到了这一点,在初期试错后,逐步明确了自己的方向,成本采购部将类目繁多、数量巨大的园林项目材料分为常用的核心材料和非标材料,建立了物资库,有效地节省了大量的时间和人力。



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