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百年建设集团:外向型施工企业如何做好精细化管理?

2022-03-15
  一、企业简介

百年建设集团有限公司成立于2010年8月,注册资本伍亿壹仟捌佰万元,现有员工近三百人。2019年入围江西省民营企业100强,连续多年通过了ISO9001质量、GB/T28001职业健康安全、ISO14001环境标准化管理体系认证。

公司经营范围横跨建设、环保、科技等行业。目前,集团母公司百年建设集团有限公司拥有以市政公用工程施工总承包壹级为主项,拥有地质灾害防治甲级、机电工程施工总承包壹级、环保工程专业承包壹级等近30余个资质。

百年集团拥有一支施工经验丰富、技术过硬、管理优良的施工队伍。市政、给排水、暖通、电气、道桥等专业齐全,专业覆盖面广,人员结构合理,软、硬件基础设施配套完善。目前,百年集团在立足省内市场的基础上,还在浙江、云南、新疆、山东、宁夏、四川、重庆、安徽、广西等地设立了分公司。



  二、项目痛点

1、沟通协同效率低

百年建设分公司多,项目遍布全国,多采用分公司管理模式,主要以钉钉作为公司信息化管理软件,各分子公司、各部门、各项目之间信息不能联通,沟通协同效率低,远程管控难;企业信息化程度较低,缺乏统一的管理流程,很多流程审批过程不易留存,发生问题不能明确权责,造成相关人员互相推诿情况。

2、缺乏可视化数据报表

百年建设公司历史项目的合同、文档等重要资料依旧采用纸质文件进行储存,并且堆在档案柜里,没有专人管理,容易造成有些合同文件因人员变动等原因丢失;同时,由于没有信息化数据支撑,各个项目无法形成清晰明确的数据报表,财务都是通过手动制作excel表格来统计项目收支情况,耗时耗力;老板也不能随时清晰的了解公司整体经营情况以及单项目收支情况,导致无法及时做出决策。

3、资金风险难以把控

公司的联营项目请款、付款都是通过线下填写单据,交由直接领导签字,没有形成线上规范的流程和数据整合收、付款信息不完整无法溯源,具有很大的管理隐患;企业也无法及时了解每一个项目的动态资金情况,不清楚签了多少钱,应收账款是多少,实际收了多少,付了多少款,目前还有多少资金可以用,导致项目资金风险高、流动资金不足等问题。

4、投标管理费时费力

由于百年建设联营项目是通过以分公司(合作者)形式进行管理的,在招标业务上需要频繁地通过线下对接分公司多个部门,工作量极大,跨区域沟通费时费力,信息经常不能及时反馈到位,容易出错导致分公司投标、转款不及时,且没有相应的数据供总部实时查看、审批。

  三、众和解决方

1、提高协同办公效率

将百年建设原有的协同平台上的数据统一迁移到众和软件中,通过线上工作流程进行统一管支持在线录入、过程审批、查询分析汇总等功能,打通公司总部、分公司及项目部的的信息流,大大提高办公效率;同时通过对印章管理、证书管理、文件管理等功能模块的使用,促进公司管理的规范化。

2、建立可视化数据报表

通过与多个部门的沟通及任务分工,将原有分散的项目文件、合同统一整理并同步到众和系统中,留有线上档案,并形成相应的数据整合和统计分析。众和为企业建立经营数据情况的各类可视化报表,通过多维度报表,可实时查看每个项目的经营情况,老板可随时掌握每一个项目、每一个时间点的收支、盈利状况,并进行对比分析,及时做出决策。

3、联营项目资金风险管控

通过众和的联营项目管理,以资金管控为核心,向客户输出了以收定支以及无合同不支付的理念,在上线使用中牢抓合同和收付,将支出合同的审核、成本的管控、发票的登记以及资金的流转在线上进行关联,相互参考,相互制约,每一个项目领导审批时均能看到资金来往情况,把控资金去处与来源。


  收付统计报表

4、投标全过程管理

通过对分公司下发账号,异地线上管控的模式,将原有的线下主要工作皆转移到线上进行录入和审批,使得从投标到项目落地实施整体过程均通过线上流转,公司总部领导审批把关,并可看到相关审批内容数据辅助审批,最终输出可用报表供领导与相关部门查看分析,实现了对招投标的全过程管理。

  四、方案价值

1、统一公司的管理流程,以流程驱动业务,每个月多达1000+条的业务流程,覆盖了公司的大部分项目管理业务,大大提升了办公效率和管理效率,使得公司流程简洁化、实用化。

2、项目合同系统自动输出报表,按各个维度进行筛选、统计,摒弃线下手工制做的表格的工作,方便员工进行查询、汇报。

3、完善项目资金管理,收付款账目笔笔清晰,随时随地可以查看,把控资金去处,避免流动资金不足而错过好的项目的问题,实现联营风险管控。

4、各分公司、总公司投标人员的投标业务均通过线上进行流转,每个月投标量以及情况均可通过系统进行归集查看,并可进行业绩统计。
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