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实施施工档案管理系统能有什么效果?

2023-01-17
档案管理工作在施工项目管理中一直不受重视,多数企业对于施工工作本身更加重视,忽视了档案的收集、归档和应用,错失了很多有价值的信息。要提高自身管理水平,应当促进档案管理工作的创新,提高效率,实施档案管理信息化,发掘档案中的价值,为企业进一步的发展打下基础。施工档案管理系统的应用给企业带来了新的档案管理方式。

一、传统档案管理的弊端

1、资料分散,收集起来较为困难,且难以高效收集资料,而且保存和转移都比较困难,容易出现档案损坏和丢失的问题。

2、缺乏专门的档案管理部门,对档案的管理一直不够重视,所以资料的管理缺乏标准,档案的填写和整理工作就会比较混乱。

3、传统的档案收集和整理主要依靠人工来完成,人工成本消耗大,且好费时间,效率较低。

二、施工档案管理系统应用后有什么不同

应用施工档案管理系统之后可以实现档案的高效整理和档案信息数字化管理,实时归档各种档案,还能加强对档案收集工作的监督。

1、档案的审批和归档流程更加合理。施工档案从形成、到录入、到移交等一系列过程都可以被记录下来,哪一个过程出现了问题一目了然。不仅可以把责任更好地落实到个人身上,而且如果出现问题,那么责任追溯就更加简单。

2、档案管理系统可以对文档、照片、视频等不同类型的资料进行数字化分类管理,满足综合性的管理需求,加强档案分类,可根据其企业性质以及管理需要,自定创建需要管理的档案门类,并根据实际情况再对应的分类下进行档案立卷。

3、施工档案的安全性更有保障。档案管理系统的使用可以针对不同的答案设置权限,经过权限授权后方可以查看各种档案内容,了解项目的最新情况,同时还可以区分创建内容的权限,进一步实现安全管理。

以上就是施工档案管理系统的作用了,不难发现,档案管理系统的使用可以解决传统档案管理中的很多问题,提高工作效率,减少人力消耗,同时还可以做到及时更新档案,完善项目信息,为决策提供更加强有力的资料依据。

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