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为什么要推进工程合同管理软件的使用

2022-08-26
合同管理关系到工程项目建设的实施以及成本管理,不仅仅是合同管理部门人员的工作,更涉及到建设的方方面面。合同管理不到位容易给项目的施工造成混乱,成本资金难控制,影响到企业的品牌形象和最终经济效益,因此,必须加强工程合同管理,找到管理中的不足,管理水平才能提高。

一、合同管理的障碍

(一)不注重合同文本的分析

一些建设项目在订立合同时,往往缺乏对合同文本的预见性和分析。在实施过程中,一些项目往往会因缺少一些重要条款而出现瑕疵,双方会因对合同风险估计不足、对条款理解差异等问题而产生纠纷。

(二)不重视合同管理制度

一些建设项目的集中管理、授权管理、分级管理机制不完善,谁都可以签合同。合同管理程序不明确,或部分制度不落实,缺乏必要的审查和评估步骤,缺乏对合同管理的有效监督和控制。

(三)缺乏专业的合同管理人才

在许多建设项目管理机构中,由于缺乏对合同管理人员或专业技术人员进行合同管理的培训,合同管理被简单地视为一种事务性工作。甚至有些合同,领导直接指派办公厅人员管理合同。一旦发生合同纠纷,缺乏必要的法律支持,无法处理。

二、工程合同管理软件

为了克服合同管理的这些难题,市场上已经出现了不少的合同管理系统,用于解决公司/公司内合同管理的难题,提供合同录入、工作流审批、收付、统计、归档、预警机制等功能,使合同管理方便快捷。

合同审批流程中制定了一定的流程模板,可以高效发起审批,加快合同审批的速度。而合同文档可以分类后统一管理,储存在云端,不同级别的人员可以查看指定类型的合同或指定人员的合同的整体情况,对付款情况有一个清晰的了解。

合同管理往往还与资金有关,将合同与资金进行关联,可以实现让合同付款一目了然,加强公司办公效率,提高公司整体工作效率。

众和软件工程项目管理软件从合同前期签订入手,直达关键环节,不仅提高了合同审批和执行的工作效率,还能保障合同数据的安全性,防止重要信息泄露。

企业要强化合同意识,强化法制观念,加强对合同法、建筑法、招投标法等一系列法律法规的学习,让全体员工熟悉和运用这些法律法规。只有依法依规从事经营活动,才能受到国家法律的保护,才能真正维护自己的合法权益。同时,通过选拔具有一定合同管理素质的管理者进入领导层、设立合同管理专项奖励基金等有效措施,可以在企业内部营造重视合同管理、尊重合同管理人才的氛围,为合同管理人才的培养提供良好的环境。

如果管理不能及时到位,肯定会造成合同损失,尤其是时效性要求高的索赔。如果不能按时提供必要的合同履行信息,索赔将无效。因此,随着信息技术的快速发展,合同管理应以信息管理为基础,施工企业应大力推进合同管理信息化,建立企业合同信息管理系统,以提高企业合同管理效率、合同管理水平和企业管理水平。

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