工程文件管理软件能进一步发掘文件价值
2022-11-11
工程项目中涉及到的文件非常多样，包括项目合同文件、方案文件、施工设计图纸等，使用信息技术来管理文件，可以提高文件管理效率，减轻手工整理文件的工作量，节省大量的时间和人力，提高信息处理的效率。通过利用工程文件管理软件，能实现项目文件管理的系统化和精细化，扩大项目文件内容开发的范围等发现文件价值。
一、如何善用管理软件管控工程文件
1、加快资料设施建设
3、建立信息反馈机制
建设资料信息的开发利用如果得不到及时有效的反馈，就失去了检验开发利用效果的标尺和调整开发利用方向的依据，即无法有的放矢。建设资料馆(室)可以通过电话、信函、电子邮件或座谈会等方式建立资料信息反馈机制，并在此基础上进行信息统计、分析、调整和改进。
二、文件管理信息化的好处
在系统中使用科学技术来管理工程文件，可以实现海量数据的存储和传递，方便资料部门之间的信息共享。此外，还能保障工程文件的安全性，降低出现安全风险的概率。
因此，引进工程文件管理系统是施工企业提升综合管理水平的重要手段，信息化是建设项目资料管理现代化的必由之路。不过这需要完善的系统建设，使信息化在资料管理中的应用水平得到质的提升，促进企业管理水平的升高。
一、如何善用管理软件管控工程文件
1、加快资料设施建设
工程资料管理基础设施建设是信息化管理的基础，最重要的环节是计算机软硬件系统。在软硬件系统中，网络是基础，没有网络条件很难实现信息共享；软件是信息技术的核心。只有开发一个能够整合优势资源，具有完善的运行管理、数据库管理和安全管理的资料管理软件系统，才能高效地推进资料管理的信息化进程。
2、优化文件结构体系
许多建设工程资料馆(室)注重资料(室)数量而忽视资料结构和质量的优化，建设工程资料的潜在优势难以发挥[3]。因此，建设工程资料馆(室)要重视这个问题，在建设之初就与建设、设计、施工、监理单位联系，签订协议，保证收集的工程资料完整准确，并根据不同类别、结构进行优化。
3、建立信息反馈机制
建设资料信息的开发利用如果得不到及时有效的反馈，就失去了检验开发利用效果的标尺和调整开发利用方向的依据，即无法有的放矢。建设资料馆(室)可以通过电话、信函、电子邮件或座谈会等方式建立资料信息反馈机制，并在此基础上进行信息统计、分析、调整和改进。
二、文件管理信息化的好处
在系统中使用科学技术来管理工程文件，可以实现海量数据的存储和传递，方便资料部门之间的信息共享。此外，还能保障工程文件的安全性，降低出现安全风险的概率。
因此，引进工程文件管理系统是施工企业提升综合管理水平的重要手段，信息化是建设项目资料管理现代化的必由之路。不过这需要完善的系统建设，使信息化在资料管理中的应用水平得到质的提升，促进企业管理水平的升高。
