工程档案管理系统有什么优势，如何加强管理
2022-09-02
加强档案信息化建设是适应新时代发展要求的必然选择，是提高档案服务水平的必由之路。选用工程档案管理系统可以将所有工程文档进行统一管理，让企业总部可以更好地管控所有项目，保障档案的完整性。
一、工程档案管理信息化的优势
1、加强项目目标的控制
项目信息化管理的实施，可以对工程项目的质量、安全、进度、投资进行动态管理，将管理人员从繁杂重复的事务性工作中解放出来，从而降低劳动强度，将更多的时间和精力投入到关键的管理环节，提高管理效率，从而及时发现问题，保证项目的顺利实施。
2、促进管理的规范化
信息化管理通过对项目信息的管理，实现信息的集中化、数字化、完整性、一致性、安全性和可检索性。因此，工程中的多有档案都能在系统中电子化储存，让管理工作可以更加规范和统一。如果要查看相关文档，就可以随时进行调阅，不同级别的人员有不同的查看权限，既方便了信息传递，又保障了档案信息的安全性。
二、如何加强建筑工程档案信息化建设
企业可根据自身条件建立数字档案系统，或通过企业官方网站、微信公众平台等上传一部分可公开的档案，在平台上要设置查阅、下载权限，一方面确保档案的安全性，另一方面便于企业内外部有关人员查阅、下载。例如，企业专职档案员、兼职档案员、资料员可通过扫描后台二维码获得授权后，进入企业官方网站或微信公众平台进行有关业务操作。后台维护人员可通过加强用户管理，对企业内部人员和外部人员进行区分设置，并对几类人员的档案查阅、下载权限加以区分和限制。不论是企业官方网站还是微信公众平台，都不能上传定有密级的文件，以防止发生泄密。
要加强建筑工程档案的数字化工作，对电子文件的目录录入、分类等进行细化，这样可以避免纸张的浪费，还可提高档案资料的查准率、查全率，提高工作效率。此外，必须做好对专职档案员、兼职档案员、资料员所使用的电脑的防病毒工作，提高系统的安全性。
资料员在日常资料录入工作中，也可结合工程实际建立与之相适应的检索工具，但是不能与全宗档案归档方法有太大冲突，否则容易影响档案移交工作效率和效果。另外，由于资料员平时管理的资料较多，与企业各有关部门的接触也较为频繁，为此，企业可以为资料员单独配备一台电脑专门存放借阅较多的资料，但必须设置权限或者加密，密码要不定期更换。也可将资料员所使用的电脑与存放资料的电脑建立共享，这样，资料员在自己电脑上操作时，可编辑存放在公用借阅电脑的资料，以提高工作效率。
在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理。
一、工程档案管理信息化的优势
1、加强项目目标的控制
项目信息化管理的实施，可以对工程项目的质量、安全、进度、投资进行动态管理，将管理人员从繁杂重复的事务性工作中解放出来，从而降低劳动强度，将更多的时间和精力投入到关键的管理环节，提高管理效率，从而及时发现问题，保证项目的顺利实施。
2、促进管理的规范化
信息化管理通过对项目信息的管理，实现信息的集中化、数字化、完整性、一致性、安全性和可检索性。因此，工程中的多有档案都能在系统中电子化储存，让管理工作可以更加规范和统一。如果要查看相关文档，就可以随时进行调阅，不同级别的人员有不同的查看权限，既方便了信息传递，又保障了档案信息的安全性。
二、如何加强建筑工程档案信息化建设
企业可根据自身条件建立数字档案系统，或通过企业官方网站、微信公众平台等上传一部分可公开的档案，在平台上要设置查阅、下载权限，一方面确保档案的安全性，另一方面便于企业内外部有关人员查阅、下载。例如，企业专职档案员、兼职档案员、资料员可通过扫描后台二维码获得授权后，进入企业官方网站或微信公众平台进行有关业务操作。后台维护人员可通过加强用户管理，对企业内部人员和外部人员进行区分设置，并对几类人员的档案查阅、下载权限加以区分和限制。不论是企业官方网站还是微信公众平台，都不能上传定有密级的文件，以防止发生泄密。
要加强建筑工程档案的数字化工作，对电子文件的目录录入、分类等进行细化，这样可以避免纸张的浪费，还可提高档案资料的查准率、查全率，提高工作效率。此外，必须做好对专职档案员、兼职档案员、资料员所使用的电脑的防病毒工作，提高系统的安全性。
资料员在日常资料录入工作中，也可结合工程实际建立与之相适应的检索工具，但是不能与全宗档案归档方法有太大冲突，否则容易影响档案移交工作效率和效果。另外，由于资料员平时管理的资料较多，与企业各有关部门的接触也较为频繁，为此，企业可以为资料员单独配备一台电脑专门存放借阅较多的资料，但必须设置权限或者加密，密码要不定期更换。也可将资料员所使用的电脑与存放资料的电脑建立共享，这样，资料员在自己电脑上操作时，可编辑存放在公用借阅电脑的资料，以提高工作效率。
在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理。
